Exformatics dropper interne e-mails
Exformatics giver det røde kort til interne e-mails. Ineffektivitet og tabt viden sparker elektronisk post til hjørne. Sociale medier, mobile enheder samt digitale arbejdsgange og opgaver er afløseren.
Det skal være slut med alenlange e-mailkorrespondancer, et hav af mere eller mindre irrelevante cc-mails og korte påmindelser mv. via den forkætrede kommunikationsform, der alene skal sende bolden videre til en uheldig kollega.
Hos softwareleverandøren Exformatics tager man nu egen medicin – og belønner de medarbejdere, der i løbet af en måned kan holde rent bur, når det gælder sendte, interne mails.
”Vi bruger uforholdsmæssig lang tid på at læse, tænke over og besvare e-mails, der kunne være klaret langt hurtigere og mere effektivt ansigt til ansigt, i aktivitetsstrømmen, på chat eller via vores dertil indrettede opgavebegreb. Det vil vi nu gøre op med helt og holdent og dropper e-mails internt. Eksternt er vi nødt til fortsat at kunne besvare henvendelser fra kunder og leverandører ad den vej,” siger Morten Marquard, udviklingsdirektør i Exformatics.
Som afløser for interne e-mails skal medarbejderne i virksomheden, der laver løsninger inden for ESDH (elektronisk sags- og dokumenthåndtering), projektstyring og videndeling, benytte aktivitetsstrømmen, der kan sammenlignes med statusopdateringer i sociale medier, samt de opgaver, der er knyttet til virksomhedens løsning.Ved at flytte kommunikationen ind i ESDH-systemet sparer medarbejderne tid ved ikke at skulle skifte kontekst fra deres arbejde til e-mailprogrammet og tilbage igen.
”Vi skal nu tage vores egen medicin, for at bruge en lidt slidt frase, men vi vil og skal vise, at det kan lade sige gøre at kommunikere på en mere struktureret og målrettet måde. Det er vores erfaring, at alt for mange interne e-mails vakler et sted mellem FYI og deciderede opgaver. I stedet skal vi nu stille krav til medarbejderne om at kommunikere mere effektiv, så modtageren ikke er i tvivl om, hvad der forventes,” siger Morten Marquard videre.
Også eksterne e-mails begrænses
De eksterne e-mails kan også begrænses, hvilket for eksempel Landsorganisationen i Danmark (LO) har bevist. De har siden 2009 udvekslet sagsakter direkte fra deres ESDH-system til deres forretningspartnere. Frem for at sende breve eller e-mails fremsendes dokumenter og beskeder direkte fra sagen hos LO til sagen hos LO's modpart.
Overgangen fra e-mail til digital kommunikation via virksomhedens ESDH, der også fungerer som intranet for virksomhedens medarbejdere og eksterne konsulenter, betyder, at selv korte beskeder, links, artikler og noter gemmes i relevante sammenhænge på fx aktiviteter, personalesager og projekter, så de kan genbruges for eftertiden.
E-mailforbegrænsningen er foreløbig på prøvetræning hos Exformatics. I løbet af januar 2012 vil virksomheden opsamle erfaringerne og deler løbende ud af dem – ikke via e-mail, men via bl.a. Twitter. Du kan følge Exformatics’ erfaringer her.
Tiltaget er blevet godt modtaget - også hos medierne. Se hvad de skriver ved at klikke her.
Øvrige nyheder fra Exformatics:
Nyheder
04-01-2012
NKT Flexibles styrer salg og projekter med Exformatics
Læs mere her
30-11-2011
ESDH for enden af pegefingeren - Exformatics klar med ny app
Læs mere her
30-11-2011
Exformatics ESDH 6.8: Mere end blot et facelift
Læs mere her
30-11-2011
Dynamiske arbejdsgange del af Exformatics ESDH 6.8
Læs mere her
30-11-2011
Kvalitetsløft til Office Extension
Læs mere her
03-11-2011
Nye ansættelser i Exformatics
Læs mere her
05-10-2011
Exformatics kåret til Gazelle 2011
Læs mere her
19-09-2011
Nyansættelser i Exformatics
Læs mere her
12-09-2011
Nyt nyhedsbrev ude nu!
Læs det her
05-08-2011
Davids Samling vælger Exformatics
Læs mere her
04-07-2011
Grundet uvejret er store dele af Østerbro - og dermed også Exformatics - ramt af strømudfald. I tilfælde af hastesager, kontakt kommunikationsmedarbejder Bo Skovfoged på 3110 1976.
27-06-2011
Exformatics på Computerworlds Breakfast Club om ESDH
Læs mere her
25-05-2011
SharePoint, ESDH, arbejdsgange og effektiviseringer - Exformatics gæsteblogger på Version2
Læs mere her
16-05-2011
ITU og Exformatics til EDOC 2011
Læs mere her
30-04-2011
Exformatics inviterer til brugergruppemøde
Læs mere her
29-04-2011
Exformatics inviterer til brugergruppemøde (for HR-medarbejdere)
Læs mere her
28-04-2011
Nyansættelse i Exformatics
Læs mere her
13-04-2011
Produktnyhedsbrev 1 - 2011 om ECM/ESDH til SharePoint er ude nu
Læs mere her
12-04-2011
ITU udgiver studie om Distributed Case Management
Læs mere her
05-04-2011
Danmarks største affaldsselskab vælger ESDH fra Exformatics
Læs mere her
05-04-2011
Exformatics løb mod kræft
Læs mere her
05-04-2011
Exformatics og AC Børnehjælp var på VidenDanmark-seminar om ESDH og enterprise search
Læs mere her
25-03-2011
ESDH til Voldgiftsnævnet for bygge- og anlægsvirksomhed
Læs mere her
09-3-2011
Nye ansatte i Exformatics
Læs mere her
22-2-2011
Nyt nyhedsbrev ude nu
Læs mere her
7-2-2011
Paraplyorganisation skifter til Exformatics ESDH
Læs mere her
10-01-2011
Tema: ESDH og lean sikrer effektiviteten i TELE Greenland
Læs mere her
10-01-2011
Tema: Fra traditionelt ESDH til ESDH 2.0
Læs mere her
10-01-2011
Tema: Lean og optimeringer kræver fleksible it-løsninger
Læs mere her
5-1-2011
Tønder Forsyning vælger Exformatics ESDH
Læs mere her
Nyhedsarkivet
Nyheder fra 2010 - klik her
Nyheder fra 2009 – klik her
Nyheder fra 2008 – klik her
Nyheder fra 2007 – klik her
Nyheder fra 2006 – klik her