#Noemail – tag kontrol over indbakken
Danske Exformatics vil gøre det af med tidspilde og løsrevne informationer i interne e-mails. Som et forsøg er send-knappen forbudt område i januar. Exformatics videregiver her lidt om baggrunden og de foreløbige erfaringer.
Exformatics, en dansk leverandør af digitale samarbejdsværktøjer, e-mail- og dokumenthåndtering, har udskiftet de traditionelle nytårsforsætter med et mere håndgribeligt ét af slagsen. Exformatics vil komme den uendelige og løsvrevne mailstrøm af mere eller mindre ligegyldige beskeder til livs.
Det omsiggribende projekt løber hele januar og evalueres herefter. Ganske simpelt går det ud på, at interne e-mails er bandlyst. Den eller de, der holder helt rent bur efter årets første 31 dage kan fejre februar med en præmie.
Baggrunden for forsøget er både interne og eksterne faktorer. 11. november 2011 (jep, 11.11.11.) erklærede nogle amerikanere for e-mailfri dag. I nogenlunde samme ombæring meldte Thierry Breton fra franske Atos ud, at han havde lukket for e-mails – og i øvrigt agtede, at resten af de mange tusinde Atos-medarbejdere skulle være ’e-mailhygiejniske’ inden 2014.
Ret længe før dette udspillede sig i internationale medier, var e-mailen som kommunikationsform og middel til at dele og lagre viden allerede i sigtekornet hos os. Det sidste – altså det med at lade kolleger få gavn af din (og din e-mail-buddys) viden nu som senere – er en væsentlig del af problematikken med den for store rolle, e-mails har i organisationer i dag.
Selvom løsninger til e-mailhåndtering fungerer fint – også hos os selv – så er det mængden af information i ligegyldige alle-mails, løsrevne e-mails, uoverskueligheden i de alenlange cc-mails og selve antallet af e-mails, der er et problem. At e-mails er en bidragende faktor til information overload og ifølge ekspert endda også medvirkende til stress –
det skrev Politiken allerede i 2001, så er 2012 på ingen måde for tidligt at tage hånd om problemet.
Et andet problem opstår, når informationerne er så løsvrevne, som de er i e-mails. Data har det nu en gang bedst dér, hvor de kommer hele organisationen til gode: I et fælles system, hvor informationerne bruges, fremsøges og genbruges og dermed genbruger den enorme mængde viden, organisationer opsparer. Det sparer tid og effektiviserer forretningsgangene til gavn for både medarbejderen og bundlinjen.
Hvad er afløseren?
Afløseren hedder
aktivitetsstrøm (fra engelsk, activity stream). Det er beskeder, der i form minder om statusopdateringer fra fx Facebook eller LinkedIN. Aktivitetsstrømmene adskiller sig dog ved at de er skrevet i den rette kontekst – altså fra en given aktivitet, sag eller projekt – og kan genfindes og dermed genbruges af andre.
E-mails er til sammenligning løst flakkende stykker information, som lever for sig selv i indbakker, der er utilgængelige for andre end brugeren.
Og tal fra 2010 fra det amerikanske analyseinstitut Harris viser, at e-mail har udviklet sig til den helt store tidsrøver i mange virksomheder. Det anslås at ledere i dag bruger mellem 5 og 20 timer om ugen på at læse og skrive e-mails. Den typiske firmabruger modtager 200 e-mails om dagen, viser en opgørelse, og 18 procent af dette er spam.
Med aktivitetsstrømme, i kombination med fx dokumenthåndtering og e-mailhåndtering, er erfaringsudveksling og den øvrige kommunikation, der følger med en given aktivitet eller et projekt, gemt for eftertiden, så kommende kolleger (eller afløsere) kan finde al den viden og genbruge den – når de ønsker at finde og genbruge den – ikke når Outlook igen-igen popper op med en mail (eller 10).