E-mailfri måned: Frigør din indbakke – sådan har vi gjort

Exformatics har på en måned mere end halveret det samlede antal sendte e-mails. Samtidig er flere informationer gemt i virksomhedens eget intranet – til gavn for hele organisationen.

Kommunikationen er flyttet fra de enkeltes e-mailkonti og ind i det fælles intranet og projektstyringsværktøj, som alle ansatte har adgang til – uanset hvor de er.

Det er konklusionen efter Exformatics tog et opgør med overfyldte indbakker og hobevis af mere eller mindre irrelevante e-mails og satte en stopper for intern kommunikation via Outlook. 

I stedet skal alle oplysninger,  links, tips og deciderede opgaver formidles til kollegerne gennem intranettet og den integrerede aktivitetsstrøm. Via ’strømmen’, som bedst kan sammenlignes med korte statusopdateringer a la Facebook, videregives viden i dén kontekst, den hører hjemme – og bør findes fremover via søgninger i løsningen.

Og resultatet af ’nytårsforsættet’ hos Exformatics taler sit eget tydelige sprog. Antallet af sendte e-mails er samlet mere end halveret på en måned.

Til gengæld er antallet af posteringer i aktivitetsstrømmene på de forskellige salgssager, udviklingsprojekter og lignende steget, hvilket betyder, at informationerne i højere grad nu er organisationens frem for den enkelte medarbejders. 

Antallet af beskeder i aktivitetsstrømmen er steget fra omtrent 1.700 beskeder til lige under 3.500. Det er udtryk for, at langt mere kommunikation foregår på de enkelte aktiviteter, hvor informationerne er dokumenterede og søgbare (se illustrationen til højre).

Stigningen i forhold til november 2011 (sammenligning med december er udeladt, da ferien indeholder færre arbejdsdage) er på hele 56 % (se illustrationen herunder).

Til sammenligning er Exformatics gået fra i alt 4.668 sendte e-mails i november fordelt på 19 fastansatte (245 i gennemsnit per person) til 2.170 (114 i gennemsnit). For udviklingsdirektør Morten Marquard har den e-mailfri måned betydet et fald fra 1.010 sendte i november til 332 sendte i januar. Tidsmæssigt estimeres forbruget på e-mails at være faldet fra to timer til 45 minutter.

Lad os opsummere:

• Fra 4.668 sendte e-mails i november til 2.170 i januar.
• I samme periode fra 2.196 beskeder på aktiviteter og projekter i aktivitetsstrømmen til 3.647.
• Hos CTO et fald i sendte e-mails fra 1.010 til 332 i samme periode - estimeret besparelse i tid er fem kvarter hver dag. 

Her giver vi vores tips til, hvordan man flytter kommunikationen fra den forkætrede indbakke til aktivitetsstrømmene og arbejdsgangene - hvor informationerne hører hjemme.

Exformatics’ tips til hvordan man nedbringer e-mailstrømmen:

1. Den klassiske i al forandring: Forandringen skal forankres hos ledelsen, der skal gå forrest med det gode eksempel.

2. Begræns e-mailsyndfloden i en forsøgsperiode. Forskning fortæller, at det tager mindst 21 dage at ændre en vane. Vurdér herefter, om forsøget skal fortsætte, eller om den gode vane er indarbejdet.

3. Fastsæt kortfattede retningslinjer for, hvad der er god e-mailpolitik i jeres organisation. Er der bedre alternativer til at sende en mail – at tage det ansigt til ansigt, at ringe eller andet? Hvornår er det bedst at læse e-mails – fx på farten. Undgå fx at læse mails fra morgenstunden eller netop hjemvendt fra ferie, hvor man er mest produktiv.

4. Hvornår er en mail/statusopdatering nødvendig? Vurdér hver enkelt besked efter need-to-know eller nice-to-know. Erfaringen viser, at nice-to-know-beskeder er minimeret i forsøgsperioden = mindre spam og irrelevante e-mails.

5. Sørg for at facilitere minimering af e-mailtrafikken. Eksempler kan være, at opgaver skal oprettes via task-begreb i projekt-/aktivitetsstyring, spørgsmål og notifikationer via aktivitetsstrømme (statusopdateringer på de konkrete aktiviteter, sager og projekter - og endda opgaver) og udbrede brugen af fx instant messaging som Skype og video-konference-muligheder, hvis man arbejder på flere kontorer.

6. Gør det til en sport at begrænse antallet af interne e-mails til absolut minimum - brug aktivitetsstrømmen/statusopdateringer og opgaver i stedet. Brug telefonen, hvor det er relevant frem for at føre en dialog via e-mails. 

7. Sæt din autoreply til mailen under ferier og skriv, ’at tilsendte e-mails i løbet af ferien læses og besvares ikke. Kontakt i stedet min virksomhed/afdeling/kollega - og hvis man er modig tilføj "alle emails slettes når jeg kommer tilbage fra ferie." 

8. Send mails til kunder og øvrige interessenter udelukkende i tidsrummet 8:00-17:00. Kun alvorlige problemer addresseres uden for dette tidsrum. Er noget kritisk - ring eller skriv sms - internt som eksternt.

9. Giv dine kolleger og kontakter rige muligheder for at kontakte dig via de mest relevante kanaler – aktivitetsstrøm for kollegerne, chat/sociale media/telefon for øvrige kontakter.

10. Aktivitetsstrømme er – som tweets (og desværre i kun få tilfælde) statusopdateringer på Facebook og Google+ korte, præcise beskeder efter need-to-know-devisen. Dermed er de også perfekte til mobile enheder som smartphone og tavle-pc – igen modsat lange e-mails, som kræver et ordentligt tastatur. Derfor: Mobilisér medarbejderne!

Fakta om e-mails