Kundecase - BWSC

Et langt bedre overblik, fuldt styr på dokumentationen og tidsbesparelser i dokumentflowet. Det er nogle af de gevinster, som Burmeister & Wain Scandinavian Contractor (BWSC) har vundet ved at indføre Exformatics ECM.

Ingeniørvirksomheden, der årligt er totalentreprenør på byggeprojekter inden for energi verden over, producerer ved hvert projekt op mod 10.000 dokumenter

f.eks. tegninger, montagedokumentation og drifts- og vedligeholdsvejledninger. De mange dokumenter blev tidligere printet og fragtet med container til destinationen.

Det var en langsommelig, ressourcekrævende og dyr proces, der nu er afløst af digitale forretningsgange.

"Før gemte vi alt på forskellige fællesdrev, hvor vi så måtte finde seneste dokumenter ud fra revisionsnummeret. En projektmedarbejder havde til opgave at samle alle de fysiske dokumenter, som sekretæren skulle skrive følgebrev til med komplet indholdsfortegnelse. Det var en langsommelig proces, hvor der skulle skrives 100 linjer per dokument alene til følgebrevet. Nu genereres det hele ved få step i systemet, og vi kan opfylde kundernes øgede krav om mere dokumentation," siger Mikkel Bro, IT Project Manager i BWSC.

Ud over tidsbesparelsen i håndteringen af de store mængder information, vinder ECM-løsningen også på et andet vigtigt punkt; dokumentkontrol! Exfonet har fjernet det ansvar, der tidligere lå placeret hos den enkelte medarbejder, for at følge afdelingsspecifikke arkiveringsregler.

Den gamle proces krævede stor datadisciplin hos medarbejderne. Det er nu meget nemmere at finde dokumenterne og holde styr på revisionerne. Det var før så godt som umuligt at garantere, at man havde de rigtige revisioner på vores byggesites - dén sikkerhed har vi i dag, " fortæller Mikkel Bro videre. Til trods for at der samlet set er opnået store procesmæssige tidsbesparelser, har indførslen af Exfonet stillet krav om forandringsledelse i organisationen, da det har medført en omrokering af nogle opgaver. Eksempelvis er opgaven dokumentarkivering flyttet fra en sekretærrolle til den enkelte videnmedarbejder.

Selvom det oprindeligt ikke var overførslerne af data til byggesites, underleverandører og entreprenører – de såkaldte transmittals – der var hovedformålet med at skaffe Exfonet, så er det i dag den vigtigste funktion, som løsningen varetager.

"Transmittals er den største administrative byrde, og ved valget af Exfonet fandt vi det interessant, at det dels byggede på Microsoft SharePoint, dels at det var en åben og lettilgængelig løsning. Vi havde valget mellem det, eller nogle meget rigide løsninger. Men da tid er en væsentlig faktor, når vi skal få en bar mark til at levere strøm inden for 12 måneder, faldt valget på Exformatics som leverandør." forklarer Mikkel Bro om valget af Exfonet.