Pressenyt
Exformatics dropper interne e-mails
16-01-2012
Softwarevirksomheden Exformatics giver det røde kort til interne e-mails. Ineffektivitet og tabt viden sparker elektronisk post til hjørne. Sociale medier, mobile enheder samt digitale arbejdsgange og opgaver er afløseren.
Det skal være slut med alenlange e-mailkorrespondancer, et hav af mere eller mindre irrelevante cc-mails og korte påmindelser mv. via den forkætrede kommunikationsform, der alene skal sende bolden videre til en uheldig kollega.
Hos softwareleverandøren Exformatics tager man nu egen medicin – og belønner de medarbejdere, der i løbet af en måned kan holde rent bur, når det gælder sendte, interne mails.
”Vi bruger uforholdsmæssig lang tid på at læse, tænke over og besvare e-mails, der kunne være klaret langt hurtigere og mere effektivt ansigt til ansigt, i aktivitetsstrømmen, på chat eller via vores dertil indrettede opgavebegreb. Det vil vi nu gøre op med helt og holdent og dropper e-mails internt. Eksternt er vi nødt til fortsat at kunne besvare henvendelser fra kunder og leverandører ad den vej,” siger Morten Marquard, udviklingsdirektør i Exformatics.
Som afløser for interne e-mails skal medarbejderne i virksomheden, der laver løsninger inden for ESDH (elektronisk sags- og dokumenthåndtering), projektstyring og videndeling, benytte aktivitetsstrømmen, der kan sammenlignes med statusopdateringer i sociale medier, samt de opgaver, der er knyttet til virksomhedens løsning.Ved at flytte kommunikationen ind i ESDH-systemet sparer medarbejderne tid ved ikke at skulle skifte kontekst fra deres arbejde til e-mailprogrammet og tilbage igen.
”Vi skal nu tage vores egen medicin, for at bruge en lidt slidt frase, men vi vil og skal vise, at det kan lade sige gøre at kommunikere på en mere struktureret og målrettet måde. Det er vores erfaring, at alt for mange interne e-mails vakler et sted mellem FYI og deciderede opgaver. I stedet skal vi nu stille krav til medarbejderne om at kommunikere mere effektiv, så modtageren ikke er i tvivl om, hvad der forventes,” siger Morten Marquard videre.
Også eksterne e-mails begrænses
De eksterne e-mails kan også begrænses, hvilket for eksempel Landsorganisationen i Danmark (LO) har bevist. De har siden 2009 udvekslet sagsakter direkte fra deres ESDH-system til deres forretningspartnere. Frem for at sende breve eller e-mails fremsendes dokumenter og beskeder
direkte fra sagen hos LO til sagen hos LO's modpart.
Overgangen fra e-mail til digital kommunikation via virksomhedens ESDH, der også fungerer som intranet for virksomhedens medarbejdere og eksterne konsulenter, betyder, at selv korte beskeder, links, artikler og noter gemmes i relevante sammenhænge på fx aktiviteter, personalesager og projekter, så de kan genbruges for eftertiden.
E-mailforbegrænsningen er foreløbig på prøvetræning hos Exformatics. I løbet af januar 2012 vil virksomheden opsamle erfaringerne og deler løbende ud af dem – ikke via e-mail, men via bl.a. Twitter. Læs mere om
Exformatics' forsøg på at begrænse e-mailmængden her.
Dansk softwarevirksomhed klar med ESDH til mobilen
12-12-2011
Softwarevirksomheden Exformatics er nu klar med en ny og forbedret mobil applikation. Exformatics Anywhere til iPhone, iPad og Android gør det muligt at løse og fordele opgaver samt at se dokumenter på farten.
Nu får medarbejdere og virksomheder endnu bedre mulighed for at udnytte spildtid på farten og øge samarbejdet. En ny og forbedret mobil applikation gør det muligt at arbejde med vante opgaver i ESDH-løsningen (dokument og sagshåndtering) fra Exformatics fra både tavle-PC og smartphone.
Med Exformatics Anywhere flyttes opgaverne til nye, fleksible rammer, hvor medarbejderne kan få overblik over udestående opgaver, se status på aktiviteter og læse dokumenter på mobilen.
”Med den nye mobile løsning giver vi vores kunder mulighed for at øge effektiviteten endnu mere. Vi hører fra vores kunder, at flere og flere medarbejdere får smartphones og tavle-pc’ere, og de vil naturligvis udnytte de muligheder der er. Det kan de nu i endnu større omfang med den forbedrede mobile løsning,” siger Morten Marquard, udviklingsdirektør i Exformatics.
Og timingen kan vise sig at være helt rigtig. Tal viser, at flere kommer til at tilgå internettet fra mobile enheder, dvs. smartphones og tavle-pc’ere end fra faste opkoblinger om fire år. Det viser en amerikansk undersøgelse der påpeger, at tallene er ens for europæiske brugere (kilde).
Dog er udviklingen af forretningsapplikationer til mobile enheder stillestående. En nyere, svensk undersøgelse viser, at 91 procent af smartphone-brugerne anvender enheden til e-mail. Men blot 13 procent anvender den til kundeinformation, og sølle fire procent til projektinformation. De tal vil Exformatics ændre.
”Vi gør det i endnu højere grad muligt at arbejde effektivt, selv mellem møder, under transport og andet, der tidligere har været ren spildtid. Med vores løsning kan fx sagsbehandlere, projektmedarbejdere og –ledere løse deres opgaver. Det øger fleksibiliteten i hverdagen for medarbejderne,” siger Morten Marquard.
Med Exformatics Anywhere kan brugerne udføre en lang række af de opgaver, som både private virksomheder og offentlige organisationer benytter ESDH-løsninger til.
Fra den mobile enhed er det nemt og hurtigt at dele viden til hele eller dele af ens arbejdsplads. Man kan søge i aktiviteter/projekter og læse og kommentere på filer – fx dokumenter – der er tilknyttet aktiviteterne. Man kan se og oprette opgaver.
For at højne sikkerhedsniveauet findes ingen data på den mobile enhed. De læses via en cloudbaseret løsning fra serverne, der er placeret bag firewallen. Dermed findes der ingen følsomme data på enheden.
Analyseinstituttet Gartner placerer tavle-PC og mobilapplikationer som to af de vigtigste 10 strategiske teknologier for 2012 –
se mere om det her (åbner nyt vindue).
Se mere om ESDH-applikationen her.
Exformatics kåret til gazelle 2011
05-10-2011
Exformatics er kåret til gazellevirksomhed i Dagbladet Børsens årlige kåring.
Læs mere her
Nordisk kulturstøtte koordineres med Exformatics ESDH
10-12-2010
Nordisk Kulturfond har valgt Exformatics ESDH til at koordinere behandlingen af mere end 1.200 ansøgninger om kulturstøtte årligt.
Det bliver fremover Exformatics ESDH, der skal samle trådene hos Nordisk Kulturfond. Fonden, der tildeler støtte til fællesnordiske kulturprojekter, har valgt den danske ESDH-leverandør som erstatning for deres nuværende ESDH-system (elektronisk sags- og dokumenthåndtering).
Nordisk Kulturfond modtager hvert år op mod 1.200 ansøgninger til kulturelle projekter inden for musik, billedkunst, teater, litteratur, dans, nye medier mm. Det er behandlingen af disse ansøgninger, som Exformatics ESDH-løsningen skal sikre foregår problemfrit på tværs af de nordiske lande. Også den efterfølgende administration af støtten foregår i ESDH-løsningen.
"Vi har særligt lagt vægt på ESDH-løsningens funktioner, den samlede pris for projektet og på at Exformatics har erfaring med organisationer som vores, der trods størrelsen har store ambitioner på it-området," siger Karen Bue, direktør i Nordisk Kulturfond.
Da Nordisk Kulturfond – ud over sekretariatet i København – består af 13 nordiske bestyrelsesmedlemmer og en lang række sagkyndige over hele Norden, stiller det store krav til it-løsningerne hos Fonden.
"Vi forventer et smidigt og brugervenligt ansøgnings- og sagsbehandlingssystem til glæde for både ansøgere og for Fondens bestyrelse og sekretariat, og vi ser frem til samarbejdet med Exformatics," fortsætter Karen Bue.
Exformatics varetager drift og vedligehold
For Exformatics byder aftalen med Nordisk Kulturfond på flere nyheder.
"Nordisk Kulturfond er en spændende kunde for Exformatics, da det er vores første pan-nordiske. Derudover er det også den første kunde, hvor vi, ud over at levere den færdige løsning, også skal stå for løbende drift og vedligehold. Det er et spændende nyt marked, som vi ser stort potentiale i," siger Jens Rapp Damsgaard, administrerende direktør i Exformatics A/S.
Leverancen samt drift og vedligehold bliver varetaget i samarbejde med Exformatics’ partner CIBER Danmark.
Nordisk Kulturfond har sekretariat i København, hvorfra administrationen varetages.
Exformatics skal optimere adoptionsprocessen
08-09-2010
AC Børnehjælp har valgt Exformatics ESDH til at optimere processerne i forbindelse med adoptioner. ESDH-løsningens indbyggede workflow skal frigøre resurser hos NGO’en og give ansøgerne en moderne og gennemskuelig adoptionsproces.
Strømlining af processerne og øget videndeling skal gøre det muligt at hjælpe flere børn ud af dårlige vilkår, samtidig med at de kommende forældre får en mere brugervenlig adoptionsproces. Det er de vigtigste mål hos AC Børnehjælp, der netop har valgt Exformatics ESDH (elektronisk sags- og dokumenthåndtering).
Den selvejende institution, der formidler adoption af børn og forestår fadderskabs- og udviklingsprojekter i en række af verdens fattigste lande, har valgt ESDH-løsningen til at administrere adoptionssager.
"Vores mål har været at finde en løsning, der kan automatisere processerne, så vi kan frigøre resurser til at hjælpe flere børn. Endvidere skulle systemet også kunne integreres med vores hjemmeside, så ansøgerne let kan få adgang til hele deres sag, og dermed sikre en tryg og gennemskuelig adoption. Efter at have undersøgt markedet har vi valgt Exformatics, der bedst matcher vores behov og budget" siger Erik Arndal Nielsen, it- og webansvarlig hos AC Børnehjælp.
"Exformatics falder fordelagtigt ud på funktionerne og på den nemme konfiguration, ligesom brugervenligheden og den korte implementeringsfase vejer tungt. Det er vigtigt for os, at implementeringen ikke tager op til et helt år, hvor vi står i limbo mellem to systemer," siger Erik Arndal Nielsen videre.
Videndeling med de indbyggede workflows
Med aktiviteter i mere end 20 lande har AC Børnehjælp en række specialiserede adoptionsrådgivere, der alle sidder inde med en stor mængde viden om netop deres lands forhold. Den viden ønsker AC Børnehjælp at flytte fra de enkelte specialister til hele organisationen, så videndeling og fastlagte arbejdsgange kommer mere i fokus.
"Efter vi har gennemgået vores interne procedurer er vi blevet mere konkrete på vores behov for it-understøttelse. Her har Exformatics’ indbyggede workflowløsning været en øjenåbner, som bliver en bærende del af vores løsning," siger Erik Arndal Nielsen.
"Vi opererer i mere end 20 lande, der alle har deres egne procedurer. ESDH-løsningen understøtter vores ønske om at være fokuserede på opgaverne frem for at være delt op per land, hvilket vil frigøre resurser og skabe øget fleksibilitet," siger Erik Arndal Nielsen.
"Vi har i vores udvælgelse af løsningen haft for øje, at vores brugere skal have nemmere adgang til sagerne. Med de indbyggede workflow vil vores brugere løbende kunne følge status på netop deres adoptionssag via vores hjemmeside, hvilket har høj prioritet hos adoptanterne. Og det vil igen spare os tid, da vi modtager mange telefonopkald og mails om løbende status," siger Erik Arndal Nielsen.
For Exformatics er aftalen en milepæl, idet AC Børnehjælp nu slutter sig til rækken af kunder, der spænder så bredt som produktionsvirksomheder, ministerier, kommuner, faglige organisationer og televirksomheder.
"AC Børnehjælp er den første NGO, som Exformatics leverer til, og organisationen viser en imponerende fremsynethed ved at sætte stort fokus på workflows som rygraden i deres fremtidige sagsbehandling og kommunikation med adoptanterne om status på adoptionssagerne," siger Jens Rapp Damsgaard, administrerende direktør i Exformatics A/S.
AC Børnehjælp vil i første omgang benytte Exformatics ESDH i forbindelse med adoptionssager. Siden skal løsningen benyttes i resten af organisationen, herunder til projektsager med udvikling i U-landene. Hos AC Børnehjælp skal Exformatics ESDH på sigt integrere til Microsoft Dynamics. AC Børnehjælp vil få implementeret Exformatics ESDH i løbet af oktober, hvorefter medarbejderne på hovedkontoret i Århus kan tage løsningen i brug.
Exformatics indgår samarbejde med ITU om procesdesign
22-07-2010
Større effektivisering og øget videndeling vil blive resultatet af et nyt samarbejde. Exformatics er sammen med forskere på ITU bevilget midler til at forske i, hvordan workflows, sager og sagsakter kan deles digitalt på tværs af organisationer.
Exformatics og ITU har fået midler fra Forsknings- og innovationsstyrelsen til at forske i delingen af viden og processer. Formålet er at udvikle Exformatics ESDH til at kunne håndtere sags- og arbejdsgange på tværs af organisationer. Gevinsten for både erhvervslivet og offentlige institutioner er, at man kan genbruge gennemprøvede processer, der i ESDH-løsningen nemt tilpasses den enkelte organisation. Det vil spare medarbejderressourcer og sagsbehandlingstid samt højne kvalitetsniveauet i sagerne.
Med samarbejdet vil den nyeste forskning inden for koreografier for webservices og processprog til workflows implementeres til det indbyggede workflow i Exformatics ESDH. Det sker i et tæt samarbejde med eksperter på ITU og en af Exformatics’ eksisterende kunder, en dansk paraplyorganisation. Sigtet med samarbejdet er, at organisationer kan udveksle sager og sagsakter sikkert og korrekt med medlemsforbundene.
"Det er en rigtig stor hjælp, at Exformatics modtager støtten. Som vi ser det, er det en win-win: resultatet af denne forskning er spændende for både ITU’s teoretiske forskning i processer og fremtidige Exformatics-kunder, der direkte vil kunne få nytte af vores samarbejde med ITU. Procesunderstøttelse er i en rivende udvikling, og derfor er det fremsynet af Rådet for Teknologi og Innovation at støtte vores samarbejde med ITU," siger direktør Morten Marquard fra Exformatics A/S.
Exformatics ser tildelingen af forskningsmidler som en blåstempling af muligheder for procesunderstøttelse med ESDH. Med koblingen af ekspertviden fra ITU og Exformatics’ udviklingsafdeling tager man nu et stort skridt frem mod visionerne om større grad af videndeling og samkøring af digitale arbejdsgange.
"Med støtten fra forskningsrådet kan Exformatics købe sig til den seneste viden om teknikker til at beskrive processer hos min forskningsgruppe på ITU. Det giver dem mulighed for at forbedre deres produkt, og vi får mulighed for at afprøve vores teknikker i praksis og dermed få værdifuld feedback, vores forskning kan bygge videre på," siger lektor Thomas T. Hildebrandt fra ITU.
"Samarbejdet med Exformatics er udsprunget af mine to forskningsprojekter og en ny interessegruppe, jeg har etableret for virksomheder og forskere inden for processer og it. Exformatics har en interessant workflowløsning, der følger den seneste trend inden forforskningen i workflow og business processmanagement henimod mindre rigide procesbeskrivelser," siger Thomas. T. Hildebrandt videre.
Exformatics har tidligere deltaget i paneldebatter på digITALisér 2010 og Infinit i samarbejde med ITU. På de to events har softwareleverandøren belyst, hvordan ESDH-løsningen kan bruges til at sætte strøm til processerne – også på tværs af organisationer. Netop det er en af visionerne for
Kommunernes Landsforenings arbejdsgangsbank, der skal samle og dele arbejdsgange til gavn for landets kommunale administrationer.
Besvarelsen af KL’s udfordring til ESDH-leverandørerne kan læses her:
http://www.exformatics.com/Løsninger/Brochurer.aspx
Exformatics barsler derudover også med et whitepaper om procesunderstøttelse.
Rådet for Teknologi og Innovation har medfinansieret projektet.
Professionshøjskolen Metropol indfører ESDH fra Exformatics
26-01-2010
Professionshøjskolen Metropol indfører nu ESDH fra Exformatics. Uddannelsesinstitutionen vil fremover bruge Exformatics ESDH til sagsstyring i administrationen.
Det bliver nu endnu nemmere at dele viden på tværs af uddannelsessteder i Professionshøjskolen Metropol. De administrative medarbejdere i den københavnske uddannelsesinstitution har fået Exformatics ESDH som vigtigste værktøj til at organisere og fange dokumenter af alle typer.
Beslutningen om at bruge ESDH til videndeling sker som resultat af en fusion af seks organisationer. ESDH skal understøtte det nye samarbejde på tværs af flere uddannelsessteder i Hovedstaden.
"Vi har valgt at indføre ESDH, da vi gerne vil skabe og dele viden på tværs i organisationen, som tæller over 800 medarbejdere på otte forskellige lokationer," siger Anette Forsmann, bibliotekar og projektansvarlig i Professionshøjskolen Metropol.
Professionshøjskolen Metropol lægger i sit valg af Exformatics ESDH særligt vægt på, at det skal være nemt for brugerne at arbejde i. Men også arkitekturen og skalérbarheden vejer tungt hos Professionshøjskolen, da organisationen er i fortsat udvikling og flere funktioner vil være relevante på længere sigt.
"Vi har haft fokus på brugervenlighed, gode søgefunktioner samt integration til andre systemer i vores udvælgelse af ESDH-system. Desuden har vi lagt vægt på, at der er mulighed for udbygning af systemet, fx projektstyring og CRM. Og alt dette lever Exformatics ESDH til fulde op til," siger Anette Forsmann.
ESDH-løsningen fra Exformatics er en standardløsning, der uden større tilretninger tages i brug i den store organisation. For Exformatics er Professionshøjskolen Metropols valg et bevis på, at ESDH-løsningen er blandt de mest fleksible i markedet.
"Vi er naturligvis glade for, at Professionshøjskolen Metropol har valgt Exformatics ESDH, og det bekræfter os i to ting: For det første gennemgår uddannelsesområdet en større forandring i øjeblikket, hvor vi ser konsolideringer løbende. Det betyder, at flere systemlandskaber skal smelte sammen, og her ser mange organisationer muligheden for at tænke bredere og løfte ambitionsniveauet på it-området, særligt inden for effektivisering af administrationen. Det er et rigtigt spændende område," siger Jens Rapp Damsgaard, administrerende direktør i Exformatics A/S.
"For det andet så bekræfter deres valg af vores løsning os i, at Exformatics ESDH som standardløsning passer ind i et varieret it-miljø, hvor ESDH-løsningen tildeles en central rolle med store perspektiver for opsamlingen og deling af viden på tværs af organisationen," siger Jens Rapp Danmsgaard.
Løsningen er leveret i samarbejde med CIBER.
ESDH flytter på iPhone
26-10-2009
Nu er det muligt at få adgang til virksomhedens ESDH (elektronisk sags- og dokumenthåndtering) på sin iPhone. Det er danske Exformatics, der har udviklet applikationen til den populære mobil. Exformatics forventer stor efterspørgsel på applikationen.
iPhone er for længst blevet en integreret del af mobilbrug i erhvervslivet. Men indtil nu er integrationen til virksomhedernes netværk fortsat begrænset, og brugen har været begrænset typisk til synkronisering til Outlook.
Nu er den danske ESDH-virksomhed Exformatics klar med en applikation, der giver iPhone endnu mere berettigelse på kontorer landet over.
Med Exformatics’ iTask, som den nye applikation hedder, er det muligt at se og opdatere opgaver, der i forvejen håndteres via Exformatics ESDH (elektronisk sags- og dokumenthåndtering). Dermed kan medarbejdere nu holde sig opdateret via deres iPhone, selv når de er på farten eller mellem møder.
"Flere af vores kunder har efterspurgt mobil adgang til ESDH. Det er især sagsbehandlere, der har brug for at kunne holde sig opdateret på verserende sager, når de ikke lige er ved skærmen. Men iTask er også oplagt til andre brugere, eksempelvis projektledere hos blandt andet rådgivende ingeniører," siger Jens Rapp Damsgaard, administrerende direktør i Exformatics A/S.
Exformatics ESDH er baseret på Microsoft SharePoint, så man kan få adgang til SharePoint-objekter. Exformatics ESDH sikrer, at en opgave er tilgængelig i folks Outlook, således at man både fra Outlook, en webportal og nu iPhone kan se hvilke udestående opgaver man har.
iTask kan anvendes, hvis virksomheden bruger SharePoint og Exformatics ESDH. Opgaver kan knyttes til projekter og igangværende sager, så brugeren ser den kontekst, der er relevant for opgaven.