Følg os på:

Produktnyhedsbrev 1 - 2011 om ESDH/ECM

ESDH på SharePoint til Voldgiftsnævnet for bygge- og anlægsvirksomhed

Leder: Få mere ud af din ESDH/ECM-løsning

Dette er første udgave af vores produktnære nyhedsbrev om Exformatics-løsningen, innovationer og nye tiltag. Her kan du læse om de produktnyheder, vi kan byde på nu og i nær fremtid.

I dette nummer kan du læse om nye Outlook- og Word-addins, der giver flere fordele i det daglige arbejde med mails, dokumenter etc. Et nyt interface følger Office 2010-linjen med store, letgenkendelige knapper i Word. Drag ’n’ drop-funktionen i Outlook gør det langt nemmere at knytte mails til aktiviteterne.

Exformatics er også klar med extranetfaciliteter, der gør det muligt for eksterne brugere på sikker vis at se udvalgte aktiviteter og data som dokumenter, status mv. Dermed kan eksisterende aktiviteter og dokumenter i ESDH/ECM-løsningen på simpel vis gøres tilgængelige for andre. Det åbner muligheder for organisationer, der ønsker at tilbyde informationer i realtid til kunder, medlemmer og andre eksterne parter.

På det mere overordnede plan har Exformatics længe været klar med løsningen til SharePoint 2010. Den seneste generation giver nye muligheder for at lette arbejdet for vidensarbejdere – og de funktioner understøtter Exformatics naturligvis også.

Endelig er kvaliteterne og de unikke egenskaber fra sociale medier smeltet sammen med seneste generation ESDH/ECM fra Exformatics. Videndeling er langt nemmere og hurtigere med aktivitetsstrømmene. Men dem kan du læse mere om (og synes godt om) i artiklen herunder.

God læsning

Morten Marquard

Udviklingsdirektør, Exformatics

Øg videndeling med mikroblogging

Mikroblogging er for alvor kommet på landkortet de senere år. Tjenester som Twitter og Tumblr var nogle af de første, mens der i dag findes et hav af muligheder for at sende korte budskaber ud til omverdenen. Facebook og LinkedIn er også fulgt med og har i den grad overtaget mikroblogging-verdenen.

Erhvervsapplikationer begynder at bevæge sig ind på området for mikroblogging – også Exformatics. Med mikroblogging i Exformatics – kaldet aktivitetsstrøm – gør vi det muligt at holde kollegaerne opdaterede på status på projekter, stille korte spørgsmål rettet mod hele eller dele af organisationen – eller mod en bestemt kollega. Det er stedet, hvor links, fotos og anden viden nemt kan deles, og det bringer intranet og ESDH/ECM ind i web 2.0-æraen med fuld fart.

Strømmene oprettes direkte fra fx en aktivitet eller et projekt. På den måde er strømmene tilknyttet forretningsobjekter i organisationen og flytter sig derfor fra at være løs snak og tidsrøver (som Facebook, Twitter mv. ofte beskyldes for at være) til at bidrage til videndelingen på tværs af organisationen. Det er sociale medier, der giver mening i forretningssammenhæng.

Kernefunktionaliteter i Exformatics for mikroblogging:

- Slip for overfyldte indbakker – send korte beskeder, links og opgaver via mikroblogging-funktionen

- Del din viden med relevante dele af organisationen – eller med udvalgte afdelinger og kolleger

- Hold kolleger opdateret på projekter mv. – enten på tværs af organisationen eller afdelingsbestemt

It-mediet ComON har skrevet artikler om emnet – se blandt andet ’Danske Exformatics vil udrydde interne e-mails’

Exformatics har også blogget på Version2.dk og vores egen hjemmeside – læs blogindlægget her.

Udvidede muligheder med Office og Outlook

De seneste addins fra Exformatics til Microsoft Office og Outlook giver nye og forbedrede muligheder for at arbejde intelligent og smart med bl.a. dokumenter, regneark og e-mails.

Med et få klik er det muligt at skabe et dokument på en bestemt aktivitet, at vælge en særlig skabelon og udvalgte fraser, vælge forfatter, modtagere og bi-modtagere m.m. - direkte fra Word og Excel.

Exformatics Outlook Addin viser en række knapper i menuen, der giver nem adgang til de mest benyttede fordele i Exformatics. Her kan man med et klik vælge at spore en e-mail, åbne for afsenderens informationer eller knytte e-mailen til en aktivitet mv.

En nyhed i Exformatics Outlook Addin er drag ’n’ drop-funktionen, hvor en given e-mail kan trækkes fra indbakken og på den måde lægges på en aktivitet, som det kendes fra mappevisningen i Microsofts foldere. På en liste vises f.eks. de 10 seneste aktiviteter, man har arbejdet med. Skal en e-mail gemmes på en anden aktivitet, søger man blot på titlen og ’dropper’ e-mailen til den rette titel. Når e-mailen er gemt, vil aktivitetsnummeret ses i kolonnen i Outlooks indbakke.

What You Need Is What You See

Hvad du ønsker, skal du få. Sådan bliver det fremover for en række Exformatics-brugere, der med de indbyggede arbejdsgange kun har de nødvendige informationer i skærmbilledet.

I stedet for at tilbyde brugeren samtlige funktioner i løsningen i samme billede, så ændrer skærmbilledet sig nu efter, hvor brugeren er i en arbejdsgang.

Det er muligt ved at drage fordel af arbejdsgangs-funktionen i Exformatics, hvor selve informationsgrundlaget ændrer sig fra fase til fase.

Kun de mest gængse og nødvendige funktioner vises i de forskellige faser, mens standard-webparts kan udelades. På den måde er der ingen forstyrrende elementer i billedet, så medarbejderen kun skal forholde sig til det nødvendige.

Denne funktion kan varieres både efter den rolle, brugeren har, samt efter hvilken fase, en aktivitet eller projekt befinder sig i.

Og det er forretningsbrugeren selv, der kan definere sine arbejdsgange – komplet med egne datafelter.

Vil du vide mere om arbejdsgange fra Exformatics, så kontakt os på info@exformatics.com eller se mere her.

Opnå fordele med SharePoint 2010

Exformatics var på rekordtid klar med understøttelse af SharePoint 2010.

SharePoint 2010 giver nye muligheder og funktionaliteter, blandt andet brugergrænsefladen, der går igen i Office-pakken. Den nyeste brugergrænseflade giver også øgede muligheder for at integrere data fra andre systemer, som en lang række Exformatics-kunder i dag benytter.

Den seneste udgave af SharePoint giver bedre muligheder for output, fx serverbaseret udskrift af dokumenter (Word Automation Services), så man fx kan udskrive dokumenter uden at skulle åbne Word.

SharePoint 2010 giver også nye features, der skal understøtte brugen af sociale medier og wikis i organisationerne. Microsoft selv fremhæver også SharePoint 2010 som en forbedret platform for samarbejde på tværs af organisationen, nemmere administration, forbedret brugergrænseflade og meget mere.

Ønsker man opgradering til SharePoint 2010, så kan Exformatics assistere med det. Flere eksisterende kunder er i produktion på SharePoint 2010.

Kontakt os på info@exformatics.com eller læs mere om os på vores hjemmeside.

Performance kit – optimal performance på SharePoint

Exformatics har udviklet en model, der lader os identificere eventuelle flaskehalse i SharePoint- og Exformatics-løsningen.

Ved at monitorere responstider, serverbelastning og optimering af både database og SharePoint-server, sætter vi fokus på eventuelle udfordringer med performance på installationerne hos vores kunder.

På baggrund af analyserne udarbejder Exformatics en rapport og giver råd til, hvordan ydelsen kan forbedres. Vil du vide mere? Kontakt Exformatics på 7020 9051.

Få extranet med Exformatics

Exformatics er nu klar med egen løsning til extranet.

Med extranet-løsningen, der integrerer til Exformatics ESDH/ECM, er det muligt for eksterne brugere på sikker vis at se udvalgte aktiviteter og data som dokumenter, status mv.

Extranet-løsningen fra Exformatics åbner muligheder for organisationer, der ønsker at tilbyde informationer i realtid til kunder, medlemmer og andre eksterne parter.

Extranettet kan være både browserbaseret samt ECM-til-ECM-baseret.

Extranettet fra Exformatics fungerer som et portal-framework, hvor man via en browser kan få adgang til udvalgte data i organisationens ECM/ESDH. Fra portalen er det muligt at se fx senest ændrede sager, foretage søgninger, få overblik over udestående sager, se status på igangværende sager samt se dokumenter og filer, der er tilknyttet.

Ingen data lagres i portalløsningen, der dermed kan køre som cloud-løsning uden at kompromittere datasikkerheden.

Adgang foregår ved brugernavn og password, og rettighederne følger den enkelte bruger.

Løsningen er under implementering hos LO til brug for medlemsforbund og arbejdsmarkedsparter. Den kan med fordel bruges i øvrige forbund og medlemsorganisationer, der ønsker at tilbyde medlemmer indblik i sagsbehandlingen, hos større organisationer, der kan benytte det som møderum i fx bestyrelsesarbejde samt i virksomheder, der har behov for projektrum.

få Nyhedsbrev om sharepoint og esdh

Her kan du læse de seneste nyheder fra Exformatics.

Hvis du ønsker at modtage vores nyhedsbrev, som vi sender til kunder og samarbejdspartnere, så kontakt os på info@exformatics.com.

Du kan også følge os på Twitter - se mere på www.twitter.com/exformatics.