Tema: Lean og optimeringer kræver fleksible it-løsninger
It-løsninger og lean er traditionelt set ikke to størrelser, der arbejder godt sammen. Men TELE Greenlands lean-succes er kommet med understøttelse fra netop it-løsningerne, nærmere betegnet ESDH-systemet.
Selvom vi er langt inde i 00’erne og digitaliseringen af samfundet buldrer frem, så lever leanoptimeringer ofte deres eget papir- og whiteboardbaserede liv. Men arbejdsgange og optimering af dem kan digitaliseres, så fordelene kan høstes fuldt ud.
Det har TELE Greenland gjort med konsulentbistand fra Devoteam, der i 2008 havde rådgivere hos den grønlandske tele- og postvirksomhed. Og netop dette projekt fremhæver Devoteam som eksempel på, hvordan it og lean kan integreres.
"Det er vigtigt, at man løbende kan ændre og forbedre i forbindelse med leanprojekter. Det er grunden til, at man normalt går uden om it-systemer, fordi det er tungt at foretage ændringer," siger Anders Sehested, konsulent inden for procesoptimering hos Devoteam.
"Samspillet er nødvendigt. It bliver tit en hæmsko i procesudvikling, når man skal have fat i en udvikler for at få dem til at lave en ændring. Det er en klar fordel for TELE Greenland, at de selv kan sætte processerne op og ændre dem i ESDH-løsningen," siger Anders Sehested.
Nøglen til succes med digitaliseret lean ligger i TELE Greenlands tilfælde i det faktum, at procesoptimeringerne og indførelsen af ESDH skete nogenlunde samtidigt.
Det er vigtigt, at man løbende kan ændre og forbedre i forbindelse med leanprojekter. Anders Sehested, Devoteam
"At arbejde med processer og procesoptimering er at arbejde med et nyt tankesæt. Det gælder om at finde den form, der virker i organisationen. Den øvelse var TELE Greenland godt i gang med, inden der blev sat strøm til med ESDH. Så på den måde var de bedre rustet til at udnytte de muligheder, der ligger i digitaliseringen af processerne,” siger Anders Sehested.
Tværgående processer stiller krav
TELE Greenland har en lang række kunderettede processer, hvor meget kan gå galt. Det stiller krav til organisationen og medarbejderne, der sidder inde med en stor mængde viden om hver enkelt proces. Men også konsulenterne og it-understøttelsen spiller en større rolle i forbindelse med leanprojektet.
"Det er komplekst at drive en televirksomhed, da der er mange kunderettede processer, der går på tværs af organisationen. Det stiller krav til organisationen om at have strømlinet processerne og holde dem i faste rammer, så kunder og indtjening ikke går tabt," siger Anders Sehested.
Som et eksempel på en konkret proces nævner konsulenten debitor/kreditor-kommunikationen. Målet for netop disse processer har dels været at holde betalingen til leverandører længst muligt, men samtidig undgå rykkere. Modsat er processen – at hente penge til virksomheden – også nøje gennemgået, hvor blandt andet indholdet af fakturaerne er analyseret. Blandt andet med sigte på at undgå sene betalinger forårsaget af, at kunden ganske enkelt ikke forstår fakturaen.
"I de tværgående processer er der meget, der kan gå galt. Procesoptimeringen skal her sikre, at kunderne får så god og hurtig en service som muligt, mens pengene i den anden ende skal kradses ind til tiden," siger Anders Sehested, der også giver fem gode råd til, hvad man skal overveje i forbindelse med lean og it - se til højre for artiklen.