Følg os på:

Tema: Fra traditionelt ESDH til ESDH 2.0

ESDH-begrebet gennemgår i disse tider en forandring fra de traditionelle digitale arkivskabe over mod integrerede løsninger med komplette workflow. For fremtiden er det et must, at organisationerne tænker arbejdsgangene ind i løsningerne, siger ekspert.

ESDH-tema: Per Andreasen om ESDH i dag Den traditionelle opfattelse af ESDH – elektronisk sags- og dokumenthåndtering – er i opløsning. Tidligere tiders digitale arkivskabe og sagssystemer bevæger sig i enkelte tilfælde over mod mere integrerede løsninger, der i stadig større grad bliver rygraden i virksomheders og organisationers daglige arbejde.

Men de integrerede løsninger er stadig få på det danske marked – i hvert fald, hvis man spørger Devoteams ESDH-ekspert Per Andreasen.

"ESDH bliver i dag udnyttet godt på ’sagsfabrikker’, fx styrelser, der har et hav af ens sager. I andre offentlige organisationer er det dokumenthåndtering – et avanceret og dyrt filarkiv," siger Per Andreasen om brugen af ESDH i dag.

Det er et must, at man går efter at understøtte processerne. Per Andreasen, Devoteam

"Der er styr på tingene, og alt er under kontrol. Men man har ikke fået meget ud af systemerne," siger Per Andreasen videre og peger på, hvor virksomheder – offentlige som private – bør kigge mod næste gang de skal indkøbe ESDH-løsning.

"Det er et must, at man går efter at understøtte processerne – automatiserede eller støttede med fx vejledninger. Vi oplever fra vores kunder, at de tænker mere og mere i processerne, at få ensrettet dem og at få it, der understøtter," siger Per Andreasen.

Konsulenten tror på, at kombinationen mellem sags- og dokumenthåndtering samt procesunderstøttelse bliver en velintegreret del i mange organisationers ESDH.

"Workflows er i mange systemer en selvstændig del, så man skal tilkøbe moduler og løsninger, og når ESDH er så dyre i forvejen, så er workflows og processerne valgt fra og ikke tænkt ind i systemet. It-understøttelsen til procesoptimering skal være så dynamisk og så integreret, at ændringer kan foretages hurtigt," slutter Per Andreasen.

Fakta

Fem gode råd til at komme i gang med arbejdsgangsunderstøttende it:

1. Få overblik
Skab overblik over organisationens processer og overvej, om nogle af dem kan slås sammen til generiske arbejdsgange, selv om de enkelte afdelinger/funktioner oftest vil opfatte deres forretningsgange som meget unikke. Prioritér arbejdsgangene og vurdér, hvor man lettest kan få de mest synlige gevinster.

2. Formål skal være klart

Gør formålet med systemet klart – hvad skal det bruges til, og hvad skal det ikke bruges til? Herunder rollefordelingen med de andre it-systemer i organisationen.

3. Få ledelsesfokus
ESDH er et forandringsprojekt. At ændre processerne og understøtte dem med ESDH-systemet er et endnu større forandringsprojekt, der kræver ledelsesfokus og vedholdenhed.

4. Justér løbende

Man rammer sjældent rigtigt første gang, og man er derfor ikke færdig, når implementeringsprojektet er færdigt. Den første implementering er det første bud, og man skal være klar til løbende at justere på såvel arbejdsgange som på opsætningen af systemet.

5. Kommunikér!
Kommuniker til organisationen og især de involverede enheder før, under og efter projektet. Fortæl de gode historier med respekt for de problemstillinger, der givet vil dukke op undervejs.