Tema: ESDH og lean sikrer effektiviteten i TELE Greenland
10-1-2011
Hos TELE Greenland effektiviserer Exformatics ESDH arbejdsgangene på tværs af organisationen. ESDH bruges i forbindelse med lean-optimering af arbejdsgangene i Grønlands tele- og kommunikationsudbyder og postvirksomhed, der beskæftiger 590 medarbejdere.
Sammen med lean-optimering af arbejdsgangene i TELE Greenland er ESDH-løsningen sat i søen for at understøtte strømliningen. Dén kombination har nu siden 2008 medvirket til at workflows er indarbejdede i ESDH-løsningen, og når procedurerne gennemløbes igen af lean-konsulenterne, så foregår det også i den digitale løsning.
Lean-konsulenterne i TELE Greenland optimerer løbende otte-ti processer. Typisk ville man benytte excel-ark til at lave skemaer og registrere forbrugt tid på de enkelte processer. Nu benytter lean-konsulenterne ESDH-løsningens workflow og beskriver en proces ad gangen.
"ESDH er et effektiviseringsværktøj for TELE Greenland, hvor vi drukner i drift, og der ikke er tid til udvikling. Med ESDH frigør vi resurser til udvikling, og det er work smarter, not harder i praksis," siger Charlotte Mølgaard Hansen, der er konsulent i lean og ESDH i TELE Greenland.
Kombinationen af lean og ESDH giver gevinster på flere fronter. Den umiddelbare er den tid, der spares på hver enkelt proces. Som eksempel fremhæver Charlotte Mølgaard Hansen det store arbejde med at udarbejde telefonbogen på Grønland. Ved at overvåge processen live, dokumentere arbejdsgangene og udpege, hvor spildtid kan hentes er der sparet 110 timer ud af de oprindelige 447 mandetimer i opgaven.
ESDH er et effektiviseringsværktøj for TELE Greenland, hvor vi drukner i drift, og der ikke er tid til udvikling. Charlotte Mølgaard Hansen, TELE Greenland
Den proces følges så i seks måneder, og konsulenterne gør herefter status på processen. Hvis status efter seks måneder viser, at det lean-optimerede workflow er realistisk, så er processen fuldt indarbejdet. Og her viser ESDH-løsningen igen sit værd, da de indarbejdede, digitale processer sikrer videndelingen på tværs af organisationen.
"ESDH-løsningen er på den måde vores leanprocesser. Vi har lagt alle processerne ind i løsningen, og i det øjeblik, vi beskriver dem, er det lean i praksis," siger Charlotte Mølgaard Hansen.
"Den grafiske visning af processen gør det nemt for medarbejderen at bevare overblikket, og det er nemt at træde til, hvis én bliver syg, afskediget og så videre. Mange funktioner er sårbare, fordi enkelte ansatte har kerneroller," fortsætter hun.
At strømline en organisations processer og efterfølgende sætte strøm til dem er ikke helt uden bump på vejen, mener TELE Greenlands konsulenter.
"At bruge ESDH 100 % kræver tilvænning fra medarbejderne – alt skal lægges på sager, og links skal sendes rundt i stedet for mailstrømmen med dokumenter, som vokser og vokser på mailserverne med kopier i indbakker, private bakker og under sendt post," siger lean-konsulenten.