ESDH-nyhedsbrev september 2011
Leder: Ferie uden forstyrrelser
Tilbage fra 3 ugers ferie i Danmark med typisk dansk ferievejr. Alt er som det plejer - eller er det?
Noget har manglet i år. Det er de små daglige ´pip´ eller vibrationer fra min (smarte) telefon, der er udeblevet... Ikke 100%, men i udpræget grad.
Det er maksimalt blevet til 20 mails på 3 uger, og flere af dem var fra kunder og eksterne samarbejdspartnere. Alle de interne mail, som jeg tidligere blot var cc på, er væk.
Årsagen er mikroblogging, som vi har indført internt. Det har den effekt, at alle disse små beskeder om opgaver ifm. igangværende aktiviteter ikke mere fremsendes som mails, men nu i stedet for optræder på de relevante aktiviteter i videndelings- og aktivitetsstyringssystemet.
Er jeg mindre stresset? Jeg føler mig ikke stresset, så måske virker det faktisk efter hensigten! Jeg kan så konstatere, at der ligger en del, jeg skal have set igennem og kommenteret på, men intet akut, så jeg kan tage dem én efter én – når jeg vil det. Og Rom blev ikke bygget på én dag.
God læsning!
Teit Alsvik
Salgsdirektør
Samarbejdsværktøjer er mere end sparede flybilletter
Samarbejdsværktøjer tager et utal af former. Samarbejde foregår via alt fra fx kommunikationsløsninger som fx Skype over webbaserede projektværktøjer til mere avancerede telepresence-løsninger og ekstranet.
Samarbejde, collaboration eller hvad det kære barn er blevet kaldt de senere år, har handlet om strategiske beslutninger, der skulle give et kærkomment boost til udnyttelsen af virksomhedens resurser. Resultaterne har dog oftest handlet om hvor mange kroner og hvor meget CO2, der er sparet ved at man kunne droppe flyveturene til møder, konferencer mv. for i stedet at sætte sig foran et kamera og en mikrofon.
Selvom resultaterne er absolut prisværdige, så handler kollaboration i optikken fra en løsningsudbyder om langt mere. Det handler om at sætte strøm til idegenereringen, videndelingen og generelt facilitere samarbejde internt og på tværs af både afdelinger og organisationer.
Det er et paradoks, når man sætter folk sammen i arbejdsmæssig forstand. Ifølge Keitt må man forvente en eller anden form for udkomme, navnligt hurtigere problemløsning, mere innovative ideer og hurtigere time-to-market. Men det er ifølge en Forrester-undersøgelse blot 19 og 9 procent, der ser de to sidste som mulige resultater af forbedrede muligheder for samarbejde.
Next step? Hvis din organisation står med strategiske beslutninger omkring samarbejde, så er der få, men gode råd at tage med i det videre arbejde.
- Læs cases – se hvad andre har gjort og få bevis for deres resultater.
- Udarbejd strategi inden samarbejdsværktøjer evt. indkøbes – dette er ofte den nemmeste reaktion på ledelseskrav om øget samarbejde. Men værktøjerne er muligvis til stede i virksomheden i forvejen.
- Konkrete mål er en svær størrelse inden for samarbejde og innovation – pas på med at falde i fælden og måle på håndterebare (men irrelevante) størrelser som rejseudgifter.
- Analyser på arbejdsgangene i forbindelse med samarbejde – og mål på den måde før/efter scenarier ud fra et lean-inspireret synspunkt. Kan arbejdsgange skæres væk med nye værktøjer?
Samarbejdsværktøjer præsenteret på brugergruppemøde
På seneste brugergruppemøde hos Exformatics var samarbejde hovedtemaet.
Her viste Den Danske Dyrlægeforening hvordan de bruger Exformatics. Løsningen har gjort det nemmere at arbejde sammen i organisationen, særligt at overskue sager og dokumenter for flere kolleger.
På brugergruppemødet fik deltagerne også en smagsprøve på nogle af de samarbejdsværktøjer, der er nyhed med den kommende version af Exformatics.
Projektsager, aktivitetsstrømme og team-funktioner blev fremvist og debatteret blandt brugerne.
Funktionerne skal gøre det nemmere at dele viden, arbejde med og overskue projekter samt at holde sig opdateret, hvad hver enkelt teammedlem bidrager med i processen.
Ønsker du mere information om vores kommende release af løsningen, Exformatics version 6.8, brugergruppemøderne eller andet, så kontakt os på 7020 9051.
E-mails er en dræber for samarbejdet
E-mails er ikke længere det digitale samarbejdsværktøj, det var tidligere. En malstrøm af mere eller mindre irrelevante direkte mails, cc-mails, nyhedsbreve mv. tager fokus fra de daglige opgaver og frarøver medarbejderne tiden.
Og faktisk står det endnu værre til for mobile medarbejdere. 37 procent af smartphone-brugere føler sig overbebyrdede af e-mails, mens tallet for de knap så trådløse er på blot 12 procent.
De store mængder e-mails betyder afbrydelser, og ifølge eksperter, medfører arbejde af lavere kvalitet. Vores hjerner er ganske enkelt ikke gearede til at håndtere afbrydelser og arbejder derfor for begrænset kapacitet.
En af løsningerne kan være at lukke e-mailklienten, fx Outlook, ned og blot åbne den, når man er færdig med en igangværende opgave. Det holder fokus på opgaven på skrivebordet, men det tager ikke hånd om spildtiden, der er forbundet med efterfølgende at filtrere i den bugnende indbakke.
Hos flere Exformatics-kunder er aktivitetsstrømme indført. Selvom hovedformålet med aktivitetsstrømmene ofte er hurtigt at kunne knytte kommentarer, dele viden og ideer – og lagre dem i rette sammenhæng for eftertiden – så er oplevelsen, at de nedbringer antallet af interne e-mails, særligt de mange steder forhadte cc-mails.
Kollaboration i fokus på Microsoft Partner-konference
Microsofts partner-konference, Microsoft Worldwide Partner Conference, har i 2011-udgaven i juli sat fokus på øget samarbejde og produktivitet i løsningerne, der skal tegne fremtiden for kunderne.
15.000 deltagere i konferencen i Los Angeles kunne høre de ventede lovprisninger af Office 365, Window Intune og Cloud Power.
Microsofts fokus er helt i tråd med Exformatics’ visioner. Med den SharePoint-baserede software til aktivitetsstyring, dokumenthåndtering, videndeling m.m. ønsker Exformatics at øge videndelingen og produktiviteten hos vores kunder.
Det sker blandt andet gennem funktioner i ESDH/ECM-løsningerne, der gør det nemt at dele og finde viden og holde kollegerne opdaterede på ændringer – uanset om man er ved sin faste arbejdsplads, derhjemme eller på farten via mobil eller tablet.
Kilde: Computerworld
Bag om mikroblogging – et tiltrængt boost til samarbejdet
Mikroblogging er for alvor kommet på landkortet de senere år. Tjenester som Twitter og Tumblr var nogle af de første, mens der i dag findes et hav af muligheder for at sende korte budskaber ud til omverdenen. Facebook, LinkedIn og senest Google+ er også fulgt med og har i den grad overtaget mikroblogging-verdenen.
Men også erhvervsapplikationer begynder at bevæge sig ind på området for mikroblogging – også Exformatics. Med mikroblogging i Exformatics er det muligt at holde kollegaerne opdaterede på status på projekter, stille korte spørgsmål rettet mod hele eller dele af organisation – eller mod en bestemt kollega. Det er stedet, hvor links, fotos og anden viden nemt kan deles, og det bringer intranet og ESDH/ECM ind i web 2.0-æraen med fuld fart.
Kernefunktionaliteter i Exformatics for mikroblogging:
- Slip for den uendelige mailstrøm – send korte beskeder, links og opgaver via mikroblogging-funktionen
- Del din viden på tværs af organisationen – eller med udvalgte afdelinger og kolleger
- Hold kolleger opdateret på projekter mv. – enten på tværs af organisationen eller afdelingsbestemt
- Tilknyt kommentarer til aktiviteter og sager
- Opret kommentarer som ideer og benyt Exformatics som innovationsportal
Mikrobloggingen, i Exformatics-verdenen kaldet aktivitetsstrømme, er nemme og intuitive at arbejde med. En ny strøm/opdatering oprettes ved at placere cursor i tekstfeltet, hvorefter man skriver, indsætter link, foto, etc.
Hver medarbejder kan selv uploade foto til sin profil – på den måde kan man nemt sætte ansigt på sine kolleger selv i store organisationer.
Dialogen og videndelingen får med Exformatics stor forretningsmæssig værdi, da kommunikationen er tilknyttet de enkelte aktiviteter/sager. Dermed er informationen lagret på selve forretningsobjektet, og videndelingen kan ses i den kontekst, den er foregået.
Haves: vin og snacks. Søges: Paneldeltagere
Exformatics søger deltagere til ”Panelet”.
Som paneldeltager får man mulighed for at få indflydelse på kommende versioner af Exformatics-løsningerne.
I panelet blive deltagerne introduceret til nye designs, og derefter bedt om at reflektere over dem.
Ud over muligheden for at få sat sit præg på løsningerne, så er det en mulighed for at kigge bag om facaden på systemet og komme dybere ind på softwaredesign.
Som tak byder Exformatics på vin, snacks og en lille overraskelse. Du vil blive inviteret i god tid til interviews, ca. hver anden måned, og hvert interview varer maksimalt en time.
Exformatics opgraderer supportværktøjer
Det er nu langt nemmere at få løst problemer med Exformatics-løsninger. Nu gør Exformatics brug af Teamviewer, en applikation, der lader supporteren se brugerens skrivebord og dermed opleve de fejl, der kan opstå ved brugen af software.
Den nye Teamviewer-applikation gør det muligt for supporteren at se fejl eller problemer, som brugeren oplever dem. Det medfører en forbedring af hastigheden af den korrekte diagnosticering af fejlen, samtidigt med at kvaliteten af selve supporten også hæves, da brugeren og supporten taler sammen over telefonen eller over computeren.
Læs flere nyheder fra Exformatics her:
05-08-2011
Davids Samling vælger Exformatics
Læs mere her
04-07-2011
Grundet uvejret er store dele af Østerbro - og dermed også Exformatics - ramt af strømudfald. I tilfælde af hastesager, kontakt kommunikationsmedarbejder Bo Skovfoged på 3110 1976.
27-06-2011
Exformatics på Computerworlds Breakfast Club om ESDH
Læs mere her
25-05-2011
SharePoint, ESDH, arbejdsgange og effektiviseringer - Exformatics gæsteblogger på Version2
Læs mere her
16-05-2011
ITU og Exformatics til EDOC 2011
Læs mere her
30-04-2011
Exformatics inviterer til brugergruppemøde
Læs mere her
29-04-2011
Exformatics inviterer til brugergruppemøde (for HR-medarbejdere)
Læs mere her
28-04-2011
Nyansættelse i Exformatics
Læs mere her
13-04-2011
Produktnyhedsbrev 1 - 2011 om ECM/ESDH til SharePoint er ude nu
Læs mere her
12-04-2011
ITU udgiver studie om Distributed Case Management
Læs mere her
05-04-2011
Danmarks største affaldsselskab vælger ESDH fra Exformatics
Læs mere her
05-04-2011
Exformatics løb mod kræft
Læs mere her
05-04-2011
Exformatics og AC Børnehjælp var på VidenDanmark-seminar om ESDH og enterprise search
Læs mere her
25-03-2011
ESDH til Voldgiftsnævnet for bygge- og anlægsvirksomhed
Læs mere her
09-3-2011
Nye ansatte i Exformatics
Læs mere her
22-2-2011
Nyt nyhedsbrev ude nu
Læs mere her
7-2-2011
Paraplyorganisation skifter til Exformatics ESDH
Læs mere her
10-01-2011
Tema: ESDH og lean sikrer effektiviteten i TELE Greenland
Læs mere her
10-01-2011
Tema: Fra traditionelt ESDH til ESDH 2.0
Læs mere her
10-01-2011
Tema: Lean og optimeringer kræver fleksible it-løsninger
Læs mere her
5-1-2011
Tønder Forsyning vælger Exformatics ESDH
Læs mere her
25-11-2010
Exformatics blogger: Put lidt Facebook i din ESDH
Læs mere her
23-11-2010
Elbek & Vejrup ny forhandler af Exformatics ESDH
Læs mere her
03-11-2010
SKAF vælger Exformatics ESDH
Læs mere her
11-09-2010
LEGO Juris godkender driftsprøve for Exformatics ESDH
Læs mere her
09-09-2010 Nordisk kulturstøtte koordineres med Exformatics ESDH
Læs mere her
27-08-2010 Exformatics skal optimere arbejdsgangene hos AC Børnehjælp
Læs mere her
22-07-2010 Exformatics indgår samarbejde med ITU
Læs mere her
17-07-2010 Nyhedsbrev fra Exformatics klar
Læs mere her
15-07-2010 Exformatics klar med nyt website
Læs mere her
27-04-2010 Gode visioner for digitalisering af det offentlige Danmark
Læs mere her
23-04-2010 Arkitektfirma vælger Exformatics ESDH
Læs mere her
20-04-2010 Exformatics lander første svenske kunde
Læs mere her
29-03-2010 Exformatics på scenen ved digITAlisér 2010
Læs mere her
16-03-2010 Exformatics klar til SharePoint 2010
Læs mere her
Nyhedsarkivet
Nyheder fra 2009 – klik her
Nyheder fra 2008 – klik her
Nyheder fra 2007 – klik her
Nyheder fra 2006 – klik her